Oppgave

Når

Ansvarlig

Poståpning / e-post

Daglig

Dokumentsenteret

Som hovedregel åpnes all post.

Også personlig adressert papirpost (post med ansattes navn foran navn   på arbeidssted).

Saksbehandlere som ikke ønsker dette, tar kontakt med dokumentsenteret.

Arkivbegrensning utføres.

Stempling med dagens dato.

Registrering og skanning av inngående post og e-post

Daglig

Dokumentsenteret

Hva skal registreres:

Se ”Dokumentasjon av saksbehandling” og ”Saksoversikt”

 Registrering:

•   Velg eksisterende sak/ ny sak
•   Fordele til saksbehandler eller avdeling
•   Finn arkivkode
•   Følg skriveregler
•   Legg til evt. tilgangsgruppe
•   Vurder skjerming

Fordeling

Fortløpende

Dokumentsenteret

Leder, evt. Stedfortreder

Dokumentsenteret så langt de kan.

Leder, evt. stedfortreder fordeler post til saksbehandler der det ikke er tildelt direkte fra dokumentsenteret.

Ved lengre fravær må dokumentsenteret informeres i e-post.

E-post sendt direkte til saksbehandler

Fortløpende

Saksbehandler

Saksdokumenter registreres på riktig sak.

Skriveregler følges.

Avsender skal aldri være e-postadresse, men navn på firma eller privatperson.

(Evt ny sak opprettes av dokument-senteret) 

Utgående e-post fra saksbehandler

Fortløpende

Saksbehandler

Saksdokumenter registreres på riktig sak.

Mottaker skal være navn på firma eller privatperson, aldri e-postadresse.  

Ekspedering av dokumenter

Fortløpende

Saksbehandler

Dokumentfil må låses for redigering når det ekspederes til mottaker.

Når saksbehandler skal sende dokumentet og det anses ferdig, velger saksbehandler:

• Ekspeder
• Brevet sendes via SvarUT
• Dersom brevet må sendes i papir, velg ekspeder og endre til papirutskrift

(dokumentsenteret kan åpne for redigering ved behov dersom brevet ikke er sendt)

Hensikt: Egenproduserte   dokumenter som ligger lagret er dokumentasjon/bevis på hva som er sendt ut fra kommunen. Det loggføres når dokumentfilen blir låst - endrer status til Ferdig og ekspedert. Gjøres dette dager etter utsendelse, synker   dokumentasjonsverdien.

Ferdigbehandlet sak

Fortløpende

Saksbehandler

Når alle dokumenter er ferdigstilt eller avskrevet og du ikke forventer umiddelbar ny saksbehandling i saken kan du avslutte den.

Det markeres ved å sette merknad:

ØA (ønskes avsluttet)

Melding sendes automatisk til dokumentsenteret.

Dokumentsenteret kan åpne disse ved behov.

Hensikt: Status på dine saker stemmer med din reelle arbeidssituasjon.

Ferdigbehandlet sak

Daglig

Dokumentsenteret

Dokumentsenteret endrer til status (A) avsluttet.

Kvalitetskontroll av journalpost med dokumentfiler med status (E)

Daglig

Dokumentsenteret

Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J

Korrektur

• Skriveregler
• Gradering
• Skjerming

Vil komme med på offentlig journal

Kvalitetskontroll av journalpost med dokumenter med status (S)

Daglig

Dokumentsenteret

Sjekker journalopplysninger og tilgang og endrer status til J

Vil komme med på offentlig journal

Oppfølging av dokumentfiler med status R

 Saksbehandler

Dokumentsenteret søker opp og avklarer status med saksbehandler

Lese korrektur offentlig journal

Daglig

Dokumentsenteret

Dagens første oppgave. En ekstra sjekk på skjerming av nødvendige   opplysninger

Publisere offentlig journal

Daglig

Dokumentsenteret

Kl 13:00 tre dager etter journalføring.

Restanseoppfølging

Fortløpende

Leder/saksbehandler

Følger opp forfallsfrister og restanser i avdelingen.

Mottatte dokumenter som er besvart, må avskrives.

Jo mer ajourført dette er, jo mer reell oversikt vil kommunen få over   saksbehandlingen.

Lederansvar å sikre at saksbehandlere selv avskriver de inngående   dokumentene de er tildelt ansvar for.

Restanseoppfølging

Månedlig

Dokumentsenteret

Hensikt: Sikre at avskriving av mottatte dokumenter blir gjennomført.

Lederne vil motta rapport fra dokumentsenteret. Også etatslederne.

Restanseoppfølging

Fortløpende

Saksbehandler

Avskriver fortløpende mottatte brev som de besvarer.

Politiske saker

Møtesekretærer

Setter opp saksliste, sakspapirer, prosessen til politikere, publiserer, møteprotokoller, melding om vedtak, samlet saksfremlegg, lukke møter etc.