Ansvarlig: Alle ansatte

Færder kommune mottar dokumentasjon som er passordbeskyttet. De ulike arkivbasene kan ikke inneholde passordbeskyttede dokumenter fordi dokumentene vil være uleselig når de ikke er dekrypterte

Ansvar:

• Den som mottar et passordbeskyttet dokument må dekryptere dokumentet før det importeres til WebSak/fagsystem
• Det er ikke tilstrekkelig å importere passordbeskyttet dokument i tillegg til informasjon om gyldig passord
• Åpne passordbeskyttet dokument, velg «fil + lagre som», velg «skriv ut som PDF» og lagre dokumentet før det importeres
• Sjekk at det er blitt dekryptert – det skjer ikke alltid
• Ved problemer med dekrypteringer – velg «skriv ut» og skann inn igjen
• Dersom dokumentsenteret oppdager passordbeskyttede dokumenter som er importert, tas det kontakt med saksbehandler for å få et dekryptert dokument
• Dersom passord er tilgjengelig som egen informasjon i saken – dekrypter dokumentet og lagre det på nytt
• Dersom passord ikke er tilgjengelig hverken hos saksbehandler eller i saken, anses dokumentet som tapt, og det skrives merknad om det på journalposten før den settes til «u»
• Dokumentet skal ikke slettes/feilregistreres med mindre dekryptert dokument er tilgjengelig