Formål

Denne rutinen skal sikre at innsynskrav blir mottatt og behandlet på en enhetlig måte og i tråd med lover og regler for området. Rutinen skal sikre at det er dokumentert hvilke dokumenter det er gitt innsyn i, og hjemmel for avslaget når det ikke gis innsyn.

Rutinen tar for seg behandling av innsynskrav etter offentlighetsloven. Det vil si innsynskrav fra innbyggere, presse og andre. Alle som er saksbehandlere i Færder Kommune kan motta krav om innsyn etter offentlighetsloven. Det er viktig å identifisere en henvendelse som innsyn uansett i hvilken kanal den kommer inn, siden et innsynskrav har egne regler for behandling og svært korte frister.

Rutinen gjelder for innsyn i Websak og andre saksrelevante og journalpliktige dokumenter lagret i andre løsninger.

Omfang/Virkeområde

Denne rutinen gjelder for ledere, saksbehandlere og dokumentsenteret.

Ansvar

Alle saksbehandlere og ledere har ansvar for å behandle innsynskrav som blir satt på dem i Websak.

Aktivitet/beskrivelse

1.   Formål

Denne rutinen skal sikre at innsynskrav blir mottatt og behandlet på en enhetlig måte og i tråd med lover og regler for området. Rutinen skal sikre at det er dokumentert hvilke dokumenter det er gitt innsyn i, og hjemmel for avslaget når det ikke gis innsyn.

Rutinen tar for seg behandling av innsynskrav etter offentlighetsloven. Det vil si innsynskrav fra innbyggere, presse og andre. Alle som er saksbehandlere i Færder Kommune kan motta krav om innsyn etter offentlighetsloven. Det er viktig å identifisere en henvendelse som innsyn uansett i hvilken kanal den kommer inn, siden et innsynskrav har egne regler for behandling og svært korte frister.

Rutinen gjelder for innsyn i WebSak og andre saksrelevante og journalpliktige dokumenter lagret i andre løsninger.

2.   Generelle regler for behandling av innsynskrav

Hovedregelen om offentlighet er at alle kan be om innsyn i alle våre dokumenter og har krav på at innsynskrav blir vurdert, jfr. offl. §3. Det er ingen krav til at den som ber om innsyn identifiserer seg, bortsett fra en kontaktadresse der svaret på innsynskravet skal sendes. Motivasjonen og formålet med å be om innsyn er ikke relevant i vurderingen av innsynskravet.

3.   Hvem gjelder denne rutinen for?

Denne rutinen gjelder for ledere, saksbehandlere og dokumentsenteret.

4.   Dokumentsenterets oppgaver

- Journalføre innsynskravet samme arbeidsdag som mottatt, alltid ny sak

- Sakstype: Innsyn

- Saksbehandler skal settes til «eier av nåværende/tidligere sak».

- Unntak: Saker om innsyn i personmapper (skole,ppt) på personer som ikke lenger er aktiv: John Holmvik, kopi til leder av dokumentsenteret eller den som er utpekt.

- Bruk standardtekst.

- Behandlingstype: innsynskrav forfaller etter 3 dager.

- Leder på dokumentsenteret, følger opp alle innsynskrav over frist med en påminnelse til saksbehandler.

- Enklere innsynskrav som egentlig gjelder en enkeltforespørsel om et dokument på innsyn, svarer dokumentsenteret med lenke til sak på innsyn.

5. Saksbehandlers oppgaver

- Saksbehandler er behandlingsansvarlig, det vil være den som har hatt saken tidligere eller som eier sak i dag.

- Er saksbehandler feil, så skal din leder vurdere hvem som skal ha saken. Skal saken skifte avdeling, så skal din leder ta dette raskest opp med leder på dokumentsenteret.

- Dersom man blir enige om en overførsel eller endring av saksbehandler bør det gis en direkte beskjed eller epost til den det gjelder.

- Dersom innsynsbegjæringen ikke kan besvares innen 3-5 dagers fristen, skal det sendes et foreløpig svar (ligger mal i Websak).

- Dobbeltsjekk dokumentsenterets forslag til skjerming i saken.

- Fatt vedtak med klageadgang i Websak ved bruk av malene, med to underskrifter, hvorav din leder er en av disse. Dette gjelder i saker unntatt offentlighet, og saker der det gis delvis innsyn.

- Trenger du bistand ta kontakt med din leder, leder på dokumentsenteret eller kommuneadvokat.

- Legg ved dokumenter som er funnet som vedlegg.

- Ekspeder ut brevet.  

 6. Hvordan sende ut/ekspedere

Som hovedregel, ekspeder via svar ut, da vil vi ha bevis når mottaker har åpnet dokumentet.

Alternativt til papir, husk du må printe det ut selv. Ingen bevis, så hvis dette alternativet skal brukes bør sendingen være rekommandert.

Er det svært store dokumentmengder bør mottaker komme og hente selv, og signere på at sendingen er mottatt. Dette kan legges på saken.

7. Behandlingstid

Krav om innsyn i dokumenter skal avgjøres så snart som mulig, men senest innen 3-5 virkedager.

I tilfeller hvor saksbehandlingstiden blir lengre enn dette, skal det gis et foreløpig svar der det oppgis når svar på innsynsforespørselen kan forventes, jf. fvl §11a.

Kravet skal avgjøres «uten ugrunnet opphold», se offl. §29 første ledd. Behandlingen av innsynskrav må gis høy prioritet for å sikre at innsynsretten blir effektiv og reell. Videre heter det i §32 andre ledd at dersom den som har krevd innsyn ikke får svar innen «fem arbeidsdagar», skal regnes som et avslag som kan påklages. Dette vil medføre merarbeid i form av at det må lages en klagesaksbehandling som er betydelig mer ressurskrevende.

6.   Maler i WebSak til saksbehandler.

Saksbehandler behandler innsynet på den saken i WebSak som kravet har innkommet og er registrert. Det ligger en rekke maler i WebSak som kan brukes:

• Mal avslag offentlighetslovens §24...
• Mal for delvis innsyn avslag offentleglova §13...
• Mal elevmappe
• Mal foreløpig svar
• Mal offentlige anskaffelser - delvis avslag
• Mal for positivt vedtak - off.l §3

Alle vedtak om innsyn eller delvis innsyn eller avslag skal gis skriftlig jmf offl §31, 1 ledd:

• Et delvis avslag og helt avslag skal vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget.
• Hvis avslaget gjelder offl §13 (taushetsplikt) skal avslaget vise til den bestemmelsen som pålegger taushetsplikten, forvaltningslovens §13, 1.ledd nr 1.
• Med mindre avslaget gjelder taushetsbelagte opplysninger, skal det fremgå av avslaget at merinnsyn er vurdert.
• Ved helt eller delvis avslag skal vedtaket opplyse om klageagang og klagefrist. 

7. Mer om komplekse innsynskrav.

Trengs dokumentasjon du ikke har tilgang til, sørg for en henvendelse til dokumentsenteret. Dokumentsenteret lager et N- notat med oversikt over hvilke tilganger som er gitt hvor, og evnt dokumenter som kan være aktuelle fra andre løsninger eller dokumenter fra IKA Kongsberg, legges til som vedlegg.

Trengs hjelp til å vurdere komplekse og sammensatte dokumenter, kan kommuneadvokaten veilede, men det er i all hovedsak saksbehandler som likevel besvarer innsynet. Legges ved som X dokument i saken.

Merinnsyn

Offl. §11 stiller krav til at organet skal vurdere merinnsyn, dvs. vurdere om et dokument som kan unntas fra offentlighet etter ett (eller flere av) av unntakene i §14 flg, likevel skal gjøres offentlig, helt eller delvis. Selv om et innsynskrav på et dokument tidligere har vært avslått eller et dokument er forhåndsunntatt, skal innsyn vurderes når et innsynskrav foreligger. Det samme gjelder for dokumenter hvor kun enkelte opplysninger skal unntas, da skal delvis innsyn vurderes.