De viktigste lovene som regulerer partsinnsyn er forvaltningsloven,
offentlighetsloven, personopplysningsloven, arkivloven og helsepersonelloven.
Formål
Denne rutinen skal sikre at innsynskrav som gjelder partsinnsyn blir mottatt og behandlet på en enhetlig måte og i tråd med lover og regler for området. Rutinen skal sikre at det er dokumentert hvilke dokumenter det er gitt innsyn i, og hjemmel for avslaget når det ikke gis innsyn. Rutinen tar for seg behandling av innsynskrav etter forvaltningsloven.
Hvem har rett til partsinnsyn
Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 1, § 13 b nr. 1 og § 18 ff. Retten gjelder både før og etter vedtak er fattet. Familiemedlemmer eller andre har ikke rett til partsinnsyn. Unntaket er hvis det kan forevises skriftlig fullmakt fra parten selv. For partsinnsyn i barnevernarkiv gjelder dette: Foreldrene har rett til partsinnsyn i saken før barnet fyller 18 år. Når de er over 18 år så ber barnevernet om samtykke fra ungdommen.
Hvordan søke om partsinnsyn
Et innsynskrav om partsinnsyn må gjøre rede for søkers tilknytning til saken. Innsynskravet bør være skriftlig, men dette er ikke et lovkrav. Et skriftlig innsynskrav kan sendes inn via skjema for søknad om innsyn i personarkiv som finnes på Færder kommunes internettside. Her krysses det av for hvilket arkiv det søkes innsyn i: Elevarkiv, personalarkiv, pasientarkiv, PPT-arkiv, sosialarkiv eller barnevernarkiv. Innsynskravene blir behandlet av avdelingene selv. For muntlige innsynskrav opprettes det ny innsynssak i WebSak og innsynskravet skrives inn i et N-notat. (Internt notat med oppfølging).
Fullmakter og advokaters rolle
Partsinnsyn kan også utføres gjennom fullmektig. Forvaltningsloven § 12 regulerer bruk av fullmektig. Av advokater kreves normalt ikke skriftlig fullmakt, mens andre fullmektiger må fremvise signert fullmakt og legitimasjon.
| Rutinebeskrivelse
|
Ansvar
|
|
Mottak av partsinnsyn Anmodning om partsinnsyn registreres på
ny sak i WebSak.
|
Dokumentsenter / saksbehandler
|
| Saksbehandlingstid og foreløpig svar Forvaltningsloven § 11 a fastsetter at henvendelser skal behandles «uten ugrunnet opphold», og at forvaltningsorganet skal gi et foreløpig svar dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen kan besvares.
|
Saksbehandler
|
|
Vurdering av søknad om partsinnsyn Saksbehandler, eventuelt med bistand av leder, vurderer søknaden i tråd
med relevant lovverk. I vanskelige tilfeller bør kommuneadvokaten kontaktes.
|
Saksbehandler / Leder
|
|
Delvis innsyn og sladding Dokumentene sladdes av saksbehandler i WebSak. Manuell sladding skal kopieres før det skannes.
Unntak fra innsyn kan gjøres for organinterne dokumenter (forvaltningsloven §§ 18 a–18 d) og for opplysninger som faller inn under § 19 (for eksempel forretningshemmeligheter eller opplysninger som er utilrådelige for parten).
|
Saksbehandler
|
| Sende svar på innsynskrav /Ekspedering Som hovedregel, ekspeder via svar ut. Dette gjelder også for dokumenter fra eldre papirarkiver. Ved forsendelse via svar ut blir det dokumentert at forsendelsen er sendt og når mottaker har åpnet dokumentet.
|
Saksbehandler
|
|
Avslag på søknad om partsinnsyn Avslag skal være skriftlig, med henvisning til hjemmel og lovparagrafer, samt
klageadgang. Avslaget skal også begrunnes.
Avslag på søknad om partsinnsyn registreres
på saken i WebSak.
|
Saksbehandler
|
